你好,我是宋宁。
上节课我讲了怎么做团队试点前的准备工作,这节课我们一起来看看具体怎么推进敏捷试点。
你可能要问了,既然准备工作已经做好,万事俱备,还等什么,直接推进试点不就可以了吗?其实没那么简单,因为一切准备工作还得靠团队来执行和交付。如果说试点准备工作中最重要的是组织和人员的准备,那么在推进试点过程中,最重要的也可以说是核心的关键点,就是打造一支活力与战斗力并存的敏捷团队。
团队是整个敏捷实践活动的根基,只有团队能有条不紊又高效率地执行实践中的每一项工作,敏捷才能发挥出它最大的效用。如果团队氛围不好、执行力不高,那即便导入了敏捷,团队也很有可能做不好。
在做试点准备工作时,我们已根据最适合团队交流协作的方式,对它的组织结构进行了重组,那么重组后的团队就可以成为一支无往不胜的团队了吗?当然不是,你还需要想办法来唤醒、激发团队,让它更有活力和战斗力。
因此在今天的课程里,我想教给你的是如何完成敏捷试点中最重要的一步:打造一支活力与战斗力并存、无往不胜的团队。学好了这关键一步,不管你和你的团队采取的是哪种敏捷方法,你都能在推进时得心应手、运筹帷幄,你的团队管理能力也会因此更上一层楼。
我先来讲一个做法,叫做“社会契约”(Social Contract)。
什么是社会契约?它本指一个社会里的全体成员,为了更好地生活,制定了一些基本准则,大家一起来遵守。用在团队中,指的就是团队里的行为公约,也就是为了让团队中每个成员都能加强协作、发挥价值,一起来约定的一些基本准则。在工作中,如果有任何成员的行为影响了团队协作,其他成员都可以拿这个契约来约束他,这样就可以“对事儿不对人”,在处理不良行为的时候更有说服力。
落地社会契约的过程,其实就是团队内部相互认可、磨合和协作的过程。那具体怎么来做呢?我认为可以将团队所有成员都聚到一起,大家一起来制定,只有这样,才能充分征求每一个人的意见,让大家一致认可,这样就有充分理由让大家一起来执行了。
首先,给大家分发一些贴纸,并给所有人5分钟的静默时间,让每个人都思考一个问题:你认为加强协作、达成团队目标,需要哪些行为准则?每个人都要把自己认为重要的准则写在贴纸上,且一张贴纸只写一条准则。
写完之后,每个人把自己手中写好准则的贴纸贴到白板上,然后把白板划分为不同区域,把内容相似的贴纸归在同一个区域里。
接着,会议的组织者要给大家宣读每一条准则,并询问大家是否同意,如果有人不同意,就停下来就此讨论一番,如果讨论的结果还是有人不同意,就放弃它;如果大家都同意,就将该准则保留下来。
这样进行一遍,把大家都同意的行为准则留下来,就形成了团队的“社会契约”。
你要注意的是,“社会契约”做完以后要张贴到所有团队成员都可以看到的地方,以便整个团队时时可以看到它,感受它带来的激励和约束。如果把它束之高阁,那就失去了它应有的效用,团队的协作也可能因此出现问题,进而导致敏捷推进的失败。
在试点推进前制定“社会契约”,可以让你的团队形成一个约束和激励机制;那么在试点推进过程中,通过开展回顾会议,你的团队会形成一个引导机制,它能引导团队的自主性。
在评估诊断阶段的调研访谈中,你已大体了解到团队的痛点,也根据痛点选择了相应的敏捷方法。那问题来了,这些方法里既有管理实践又有技术实践,它们的推进顺序是怎样的呢?
一般而言,作为敏捷教练,我们自己会有一个自认为“正确”的推进顺序。但是实践方法是团队来用的,行为和习惯的转变也是团队要做的,而且我们也要打造自组织团队,所以相比你自己单纯地做口头宣讲,按自己的想法推进敏捷,引导团队自行选择和决定推进顺序会比较好,这更容易获得团队的认可和接受。所以重要的不是“你想”,而是“团队想”,回顾会议正好可以完美地做到这一点。
怎么开展回顾会议呢?其实也很简单。
首先,要选一个大家都方便的时间,把会议时间固定下来。前几次的会议可以由敏捷教练来引导,等大家对会议流程都熟悉了,就可以由团队的组长来组织了。
会议开始后,要先说明会议目的,接着让大家讨论三个条目:
和制定契约的会议一样,先用五分钟时间让大家自己思考,然后把每一个点子都只写在一张贴纸上。将白板划分成不同的区域,把相似内容的贴纸分区域贴到白板上。
接着和大家一一讨论这些问题。做得好的地方在接下来的迭代中可以保持下去,做得不好的地方大家可以一起头脑风暴看看到底怎么去改善,并做一些行动计划。对于有疑问的地方大家也可以互相提问,有些是敏捷教练需要阐释的,有些则是团队成员需要解释的。
这里你要注意,回顾会议是有时间盒的,一般不会超过1个半小时。在前几次会议中,团队成员会提很多问题,但我们的时间有限,所以如果问题几句话就能解释明白,通常我会当场解释清楚,否则我会安排专门的时间答疑解惑,而不会把会议拖得太长,占用过多时间。
你可以看到,这个会议其实也有查漏补缺的功能,可以让你发现团队成员在哪些方面有困惑,或者哪些敏捷知识储备不足,后面你可以安排其它时间来帮助他们专门补齐。
以我带过的一个手机银行团队为例。在第一次回顾会议时,团队提出了一个问题:“项目透明度差,大家只了解自己的工作而不了解其他人的工作”。就这个问题,我引导团队成员思考它背后的原因,之后大家一致认为主要原因是“没有地方和机会了解别人的工作”。
我就势说:“大家觉得可以做些什么事情来改善呢?”最后大家讨论认为,不如约一个时间,每天定时定点地开个短会来共享一下彼此的工作内容和状态,这不就是“站立会议”吗?我们又一起给它定了一个时间段:下个迭代。我领取了这个改进任务,在下一个迭代中为团队导入“站立会议”。
说到这你发现没有,通过回顾会议来引导团队思考,所有的改进就不是我作为“敏捷教练”安排给团队来改进的,而是团队自己思考出来的行动。身为敏捷教练,我只需要将专业的知识和做法示范给团队即可,团队会更愿意践行自己主动思考出来的行动,这样,整个团队的行为和习惯就会转变得非常顺畅。
所以说,只要掌握了正确的方法,敏捷的推进并没有想象中的那么难。每个团队其实都有向好转变的原动力,我们只需要将它激发出来,并且告诉他们正确的行为规范,加以引导就好了。
有了契约的约束和回顾会议的引导,是不是就意味着在试点过程中,会始终一帆风顺呢?不会,你一定还会遇到些小波澜。因为团队也不会一直都正确地思考,也有犯错的时候,比如:
遇到类似这些情况,该怎么办呢?这里我不想教你具体的解决方案,而是想教你引导团队解决问题的思维。
如果这个所谓的错误并不会带来毁灭性的灾难,比如导致用户大规模投诉,或给公司带来巨大的经济损失,那么我会选择放手让他们按自己的想法先做一做,即使碰个壁也未尝不可。事后我们再坐下来认真分析到底怎么做才是对的,引导大家想出新的解决方案。有了这样一个试错的过程,大家通常会把经验教训记得很清楚。
另外,配合着试点,我会让团队通过“成绩墙”和“错题集”在推进敏捷的过程中记录自己的心情曲线,以及取得的成绩和犯下的错误,所以这其实也记录着团队的成长。
团队有任何大大小小的进步和成绩,我都会让他们顺手记录下来,贴在一面小小的“成绩墙”上。同样,我们也将自己遇到的问题和坎坷,以及解决方案也顺手记录下来,贴在另一面小小的墙上,构成一个“错题集”。这样大家经过它时,都会很容易想起在我们敏捷实践的过程中都发生过什么。在试点结束的时候,我们也会把总结中关于成功的经验和失败的教训写到这里。
这样做有很多好处,首先团队会一直感觉到敏捷氛围的存在,有精气神儿;其次,以后有团队请我们去做宣讲时,我们很快就能找到素材,也能绘声绘色地讲给大家;还有,团队记录的心情曲线、“成绩墙”和“错题集”,这些都是试点结束后在做总结时,记录团队敏捷历程的鲜活素材,是团队敏捷实践的轨迹记录。
现在,我来总结一下今天的内容,以利于你更好地理解。
在做团队敏捷试点时,团队的执行力、战斗力是关键,你可以通过三个方法唤醒团队的活力:
我想让你知道,其实打造一支无往不胜的团队并不难,只要你善于利用我给出的这三种方法,善于用同理心理解团队,那么你离敏捷实践的成功就不远了。但你也要注意的是,做试点不是目的,我们的真正目的是通过试点总结经验和教训,以便我们在给其它团队导入敏捷时能有所参考。
现在,我想请你结合今天的内容来思考一下,如果由你来负责推进团队敏捷试点,你会怎么做呢?如果你是试点但团队成员之一,正在做敏捷改进,你喜欢用什么样的方式来做呢?
我是宋宁,欢迎你在留言区与我分享你的疑问和思考。如果你觉得这篇文章对你有启发,也欢迎你把它分享给你的朋友,我们一起来探讨和学习。
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